Conseils pour définir la portée d’un projet

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Définir la portée d’un projet peut s’avérer complexe. De nombreux facteurs doivent être pris en compte et il peut être difficile de savoir par où commencer. Cependant, avec un peu de planification et de prévoyance, cette tâche ne doit pas être si intimidante. En comprenant les objectifs, les produits à livrer et les restrictions de votre projet, les gestionnaires de projet peuvent élaborer un plan clair pour réussir. Ce tutoriel sur la gestion de projet explorera quelques conseils pour définir le champ d’application du projet.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

Dans la gestion de projet, le périmètre du projet est l’ensemble des produits livrables dont un projet est responsable. Il est souvent défini dans un document, mais peut aussi être décrit verbalement lors de discussions et de réunions avec les parties prenantes. Pour une équipe de développement de logiciels, ces livrables peuvent inclure des modules individuels pour une application, des corrections de bogues, des mises à jour de logiciels, de la documentation ou un remaniement du code.

La portée d’un projet définit l’ensemble des exigences et des contraintes qui limitent les limites d’un projet. La portée du projet est une description détaillée de ce que le projet fera, de la manière dont il le fera et des personnes qui y participeront.

Il définit les limites du projet, y compris les contraintes pouvant résulter de facteurs externes. Le champ d’application du projet comprend le travail nécessaire à la production de résultats et toute autre activité liée à la fourniture de ces résultats (par exemple, la formation).

La portée du projet est généralement définie par le chef de projet, qui rassemble toutes les informations relatives au projet et travaille avec les membres de l’équipe pour déterminer ce qu’ils feront.

Le chef de projet peut également avoir besoin de consulter d’autres parties prenantes ou des personnes qui en savent plus qu’eux sur le sujet. Cela peut l’aider à éviter de commettre des erreurs ou d’omettre des détails importants qui pourraient causer des problèmes ultérieurs.

Les gestionnaires de projet peuvent diviser le champ d’application d’un projet en trois catégories principales : les exigences fonctionnelles, les exigences non fonctionnelles et les contraintes. Les exigences fonctionnelles ont une incidence sur le fonctionnement de l’objet ; les exigences non fonctionnelles décrivent la facilité d’utilisation ou l’évolutivité ; et les contraintes limitent ce qui est réalisable dans le délai spécifié avec les ressources disponibles.

Pourquoi le champ d’application du projet est-il important ?

De nombreux projets échouent parce que leur portée n’a pas été définie dès le départ. La portée d’un projet permet de définir ses objectifs en termes mesurables, ce qui permet aux parties prenantes d’évaluer s’ils ont été atteints ou non. Une fois que vous avez une idée de ce que le projet impliquera, il est plus facile d’obtenir l’adhésion de tous au plan et l’engagement en faveur d’un objectif commun.

L’objectif principal de la définition de la portée du projet est de créer une compréhension commune du projet parmi toutes les parties prenantes afin que tout le monde sache clairement ce qui doit être fait, quand et combien cela coûtera.

Un champ d’application bien défini permet également d’éviter le glissement du champ d’application, c’est-à-dire la tendance des projets à devenir progressivement plus importants et plus complexes à mesure que de nouvelles parties prenantes sont impliquées et que de nouveaux objectifs sont ajoutés. En fixant des limites claires dès le début du projet, vous pouvez éviter les dérives et maintenir votre projet sur la bonne voie.

Comment définir la portée d’un projet

Le champ d’application de chaque projet doit être explicitement défini avant le début du projet. Il s’agit du processus d’identification et de documentation des objectifs spécifiques d’un projet, des produits à livrer, des caractéristiques, des fonctions, des tâches, des délais et du budget.

Cela permet de maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde et de s’assurer que toutes les parties prenantes sont d’accord sur le travail à effectuer et sur la manière dont il peut être accompli. Commencez par définir les principaux buts et objectifs de votre projet afin d’en déterminer la portée.

Ceux-ci vous donneront une vue d’ensemble de ce que vous souhaitez réaliser dans le cadre de votre projet et vous aideront à déterminer si des tâches spécifiques relèvent ou non de son champ d’application. Vous devez connaître les objectifs avant de définir la portée de votre projet.

Une fois que le chef de projet a défini les objectifs du projet, il peut identifier les produits livrables spécifiques qui devront être produits pour atteindre ces objectifs. La phase suivante consiste à déterminer les caractéristiques et les fonctionnalités qui sont essentielles à la réussite du projet.

Cela vous aidera à hiérarchiser le travail à effectuer et à vous assurer que tous les éléments essentiels sont inclus dans le cahier des charges. Enfin, vous devez fixer des délais réalistes pour chaque tâche et chaque produit livrable. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez élaborer un document sur le champ d’application du projet qui contient des délais et un budget réalistes.

Identifier et hiérarchiser les produits à livrer

Définissez ce que le projet produira et comment il sera livré à votre client. Par exemple, si vous créez une boutique en ligne pour un client, le produit livrable peut être le site web lui-même ou inclure de nombreux éléments plus petits tels que la rédaction et le référencement. L’étape suivante consiste à hiérarchiser ces livrables.

Déterminez les fonctionnalités qui sont essentielles à la réussite de votre projet, puis classez-les par ordre de priorité en fonction de leur impact et de la probabilité qu’elles répondent aux exigences. Certaines fonctionnalités ne sont peut-être pas importantes dans l’immédiat, mais devraient être ajoutées plus tard, lorsque les ressources seront disponibles ou dans le cadre de projets futurs.

Si vous ne disposez pas du temps ou du budget nécessaire pour réaliser toutes les fonctionnalités souhaitées dans le cadre de ce projet, vous devrez déterminer celles qui seront repoussées afin que d’autres priorités puissent être mises en œuvre.

Identifier les contraintes

Lorsque vous travaillez sur un projet, vous rencontrez souvent certaines contraintes. Par exemple, un délai ou un budget sont des contraintes externes. D’autres sont internes, comme la pression du délai de mise sur le marché ou le nombre de ressources disponibles. Lorsque vous identifiez les contraintes, tenez compte des facteurs suivants :

  • Délais
  • Ressources
  • Déterminer les ressources et le budget

Le budget est la somme totale d’argent disponible pour un projet. La budgétisation est un outil essentiel pour mesurer les progrès et contrôler les coûts. Vous pouvez également l’utiliser comme mesure du succès : Si votre processus de budgétisation se déroule sans heurts, vous serez en mesure d’atteindre facilement tous vos objectifs lorsqu’il s’agira de produire des résultats.

Pratiquer la collaboration avec les parties prenantes actives

Vous pouvez pratiquer une collaboration active avec les parties prenantes en les gérant et en collaborant avec elles. Vos parties prenantes peuvent être externes, c’est-à-dire extérieures à votre organisation, comme le client, ou internes, comme les membres de votre équipe d’assurance qualité.

L’identification précoce des principales parties prenantes vous aidera à comprendre leurs rôles, leurs intérêts et leurs niveaux de pouvoir au sein de l’organisation. Outre l’identification des différents types de parties prenantes internes (par exemple, les membres de l’équipe), il convient de tenir compte des parties prenantes externes (par exemple, les clients).

Veillez à ce que chaque partie prenante ait la possibilité de contribuer aux décisions cruciales durant toutes les phases de votre projet, non seulement durant les étapes de planification initiale, mais aussi durant les étapes d’exécution, de suivi et de contrôle.

De cette manière, tout le monde est impliqué dès le premier jour et se sent concerné, plutôt que d’être mis à l’écart plus tard. Dans le cas contraire, il pourrait être trop tard pour demander des changements parce que les choses ont déjà dérapé en raison d’un manque de communication en amont, ce qui arrive souvent assez souvent, mais pas forcément si nous planifions suffisamment bien.

Définir les ressources et le budget

Pour assurer la réussite de votre projet, il est impératif de déterminer les ressources et le budget. Les ressources sont les personnes, l’équipement, le matériel et le temps nécessaires à la réalisation d’un projet. Le budget est le montant total de l’argent disponible pour un projet. La budgétisation est un outil important pour mesurer les progrès et contrôler les coûts. Les gestionnaires de projet peuvent également l’utiliser comme mesure de la réussite. Si votre processus de budgétisation se déroule sans heurts, vous serez en mesure d’atteindre facilement tous vos objectifs lorsque viendra le moment de fournir des résultats.

Un aspect crucial de la portée du projet consiste à déterminer le coût de l’ensemble et le budget de votre organisation. Le budget d’un projet doit être suffisant pour lui permettre d’être mené à bien efficacement et dans les délais impartis. Il s’agit également de s’assurer que les ressources nécessaires sont allouées aux parties concernées de votre projet. Cette étape doit venir après les précédentes, car il est beaucoup plus simple de réfléchir à vos dépenses et à votre budget une fois que vous avez défini vos besoins, vos objectifs et vos contraintes. Veillez donc à les suivre dans le bon ordre.

Meilleures pratiques pour définir la portée d’un projet

Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte par les chefs de projet avant de définir le champ d’application du projet :

  • Il est important d’impliquer toutes les parties prenantes concernées lors de la définition du champ d’application du projet.
  • Soyez aussi précis que possible dans votre définition du champ d’application du projet. Plus vous fournirez de détails, plus il sera facile pour tout le monde de comprendre ce qui doit être fait et quand.
  • Essayez d’anticiper les changements ou les ajouts potentiels à la portée du projet afin de pouvoir les planifier à l’avance. Vous éviterez ainsi les dérives et maintiendrez votre projet sur la bonne voie.
  • Vos estimations (temps et coûts) doivent être réalistes.
  • Les gestionnaires de projet doivent avoir une connaissance complète des exigences du projet.
  • Décrivez les hypothèses ou les risques qui pourraient avoir une incidence sur le projet.
  • Déterminez qui sera responsable de chaque tâche dans le cadre de l’étendue des travaux. Cela permet de s’assurer que chacun connaît son rôle et ses responsabilités dans le projet.
  • Définir les éventuelles exclusions de l’étendue des travaux. Cela permet d’éviter les dérives et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Dernières réflexions sur la définition de la portée du projet

Une fois les objectifs du projet définis, vous pouvez identifier les produits livrables spécifiques qui devront être produits pour atteindre ces objectifs. Dans un deuxième temps, il est impératif d’identifier et de hiérarchiser les fonctionnalités qui seront nécessaires pour assurer la réussite du projet.

Cela vous aidera à hiérarchiser le travail à effectuer et à vous assurer que tous les éléments nécessaires sont inclus dans l’étendue des travaux. Enfin, il serait utile de fixer des délais réalistes pour chaque tâche et chaque produit à livrer. Veillez à prévoir une période tampon en cas de retards ou de contretemps imprévus.

Alfred
Alfredhttps://www.alfreddagenais.com
Salut ! Moi, c'est Alfred, développeur dans l’âme et explorateur de l'infini Web. Je suis constamment à la recherche de nouvelles idées et je pense que le développement web et l'informatique ont le pouvoir de transformer le monde. Je suis un grand admirateur de l'expérimentation, parce que c'est souvent de là que naissent les idées les plus créatives. Je suis convaincu que l'humour est un ingrédient clé de la vie, alors j'essaie toujours de glisser une blague ou deux dans mon code (pas toujours facile à comprendre, mais c'est le risque à prendre). En dehors de la programmation, j'aime passer du temps avec ma famille et mes amis, découvrir de nouveaux endroits et cuisiner des plats délicieux (du moins, j'essaie). Si vous voulez discuter de développement web, d'innovation, ou tout simplement échanger des blagues, n'hésitez pas à me contacter. Je suis toujours partant pour une bonne conversation !

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