La définition d’un projet est peut-être l’une des étapes les plus importantes de la gestion de projet. La définition du projet donne le ton à l’ensemble du projet et jette les bases d’une réalisation réussie. Les chefs de projet, les parties prenantes et les développeurs doivent tous avoir une compréhension claire de ce que le projet implique, de ses objectifs, des produits à livrer, des budgets et des ressources, ainsi que des délais.
Dans cet article sur la gestion de projet, je vais présenter dix étapes que les chefs de projet peuvent suivre pour définir un projet dans un environnement de développement logiciel, ainsi que les meilleures pratiques pour chacune d’entre elles. Ces étapes sont les suivantes :
- Identifier les buts et les objectifs du projet
- Définir la portée du projet
- Définir les produits livrables du projet
- Élaborer une structure de répartition du travail (SRT)
- Décider du calendrier du projet
- Allocation des ressources
- Identifier les risques et créer des stratégies d’atténuation des risques
- Fixer le budget du projet
- Créer le plan du projet
- Approbation du projet
Identifier les buts et les objectifs du projet
Avant de commencer un projet, les gestionnaires de projet doivent en définir les buts et les objectifs. Cette étape initiale jette les bases du projet et permet à l’équipe de rester concentrée sur l’achèvement du projet. Les buts du projet sont décrits comme les résultats attendus du projet d’un point de vue général. Les objectifs du projet, quant à eux, sont des actions spécifiques, mesurables et limitées dans le temps que l’équipe devra entreprendre pour atteindre les objectifs du projet.
Les gestionnaires de projet peuvent identifier les buts et les objectifs du projet en consultant les parties prenantes, les développeurs et les autres membres de l’équipe. Ils doivent également examiner la documentation pertinente, notamment les chartes de projet et les plans stratégiques. Les buts et objectifs du projet doivent être SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporels. Le fait de rendre les objets SMART apporte de la clarté et garantit que les coéquipiers sont alignés sur l’objectif général du projet.
Impliquer les parties prenantes et les programmeurs dans le processus de définition des objectifs permet de s’assurer de leur adhésion, de leur compréhension et de leur engagement à l’égard des objectifs du projet. Utiliser les critères SMART pour créer des buts et des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps, aligner les buts et les objectifs sur les priorités stratégiques et la mission globale de l’entreprise, et limiter le nombre de buts et d’objets pour qu’ils restent gérables sont autant de bonnes pratiques pour définir un projet.
Définir la portée du projet
Le champ d’application du projet définit ce qui est inclus et ce qui n’est pas inclus dans le projet. Le périmètre du projet spécifie tout travail nécessaire pour atteindre les buts et les objectifs du projet. La définition du périmètre du projet est une étape cruciale qui aide les chefs de projet à éviter le glissement de périmètre, qui se produit lorsque le projet s’étend au-delà de ses limites et de ses objectifs initiaux. Nous avons un excellent tutoriel qui explique en détail comment éviter le glissement de périmètre.
Pour définir le périmètre du projet, les chefs de projet peuvent dresser la liste de tous les produits livrables, caractéristiques, fonctions et contraintes du projet ou du produit. Ils doivent également identifier les problèmes ou les risques susceptibles d’avoir une incidence sur la portée du projet. La portée du projet est documentée dans une déclaration de portée, qui doit être examinée et approuvée par les principales parties prenantes.
Voici quelques bonnes pratiques pour définir la portée d’un projet
- Impliquer les parties prenantes et les membres de l’équipe dans la définition de la portée du projet
- Préparer une déclaration de portée et la communiquer à toutes les parties prenantes.
- Identifier les risques et les obstacles
- Réviser et mettre à jour régulièrement le champ d’application du projet en fonction des besoins.
Je vous propose d’autres conseils pour définir le périmètre du projet afin de vous aider dans cette étape de la phase de définition du projet.
Définir les produits livrables du projet
Les produits livrables d’un projet sont des éléments qui doivent être créés dans le cadre du projet. Il peut s’agir de logiciels, de produits, de services, de documents, de rapports, de correctifs, de mises à jour ou de tout autre élément contribuant à l’achèvement du projet. La définition des éléments livrables du projet est une étape importante, car elle aide les gestionnaires de projet à diviser la portée du projet en tâches et sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer, ce qui apporte de la clarté et permet d’éviter la confusion.
Pour définir les livrables du projet, les chefs de projet peuvent diviser le champ d’application du projet en tâches plus petites. Ils peuvent consulter les développeurs et les parties prenantes pour s’assurer que tous les éléments livrables sont pris en compte et que rien n’est oublié. Les produits livrables doivent être documentés dans la liste des produits livrables ou dans ce que l’on appelle la structure de répartition du produit (SRP).
Les meilleures pratiques pour définir les produits livrables d’un projet sont les suivantes
- Impliquer les parties prenantes et les développeurs dans la définition des livrables afin que tous les membres de l’équipe comprennent ce qui doit être produit pour achever le projet.
- Créer une liste des livrables ou une structure de répartition des produits
- Définir les livrables du projet avec des détails clairs
- Faire en sorte que tous les produits livrables soient mesurables et vérifiables.
Élaborer une structure de répartition du travail (SRT)
La structure de répartition du travail (SRT) (ou souvent appelé : Work Breakdown Structure (WBS)) est une répartition hiérarchique des produits livrables d’un projet en tâches et sous-tâches plus petites, ce qui les rend plus faciles à gérer. Cette structure aide les gestionnaires de projet à organiser, à suivre et à rendre compte des activités et des ressources du projet. L’OTP est plus efficace lorsqu’il est créé en collaboration avec les développeurs, les membres de l’équipe et les parties prenantes.
Les chefs de projet peuvent créer une structure d’organisation du travail en dressant la liste des produits à livrer au plus haut niveau, puis en les décomposant en tâches plus petites ou en listes de ce qui doit être fait pour les réaliser. La SRT doit être structurée de manière logique et hiérarchique et chaque niveau doit représenter une décomposition mieux définie du niveau précédent. Les SRT sont généralement documentées dans un dictionnaire des SRT, qui décrit chaque tâche et les produits à livrer, les ressources et les délais prévus qui y sont associés.
Les meilleures pratiques pour l’élaboration d’un SRT sont les suivantes
- Impliquer les parties prenantes et les développeurs
- Utiliser une structure hiérarchique pour une meilleure organisation
- La SRT doit s’aligner sur les buts et les objectifs du projet, ainsi que sur sa portée.
- La SRT doit être documentée dans un dictionnaire de la SRT qui contient des descriptions détaillées de chaque tâche et des produits à livrer, des ressources et des délais prévus qui s’y rapportent.
Décider du calendrier du projet
Le calendrier d’un projet présente les activités et les étapes du projet, ainsi que l’ordre des tâches, la durée de chacune d’entre elles et leurs éventuelles dépendances. La création d’un calendrier de projet est essentielle pour les chefs de projet, car elle les aide à identifier le chemin critique, qui est une séquence de tâches déterminant la durée du projet.
Pour créer un calendrier de projet, les chefs de projet peuvent utiliser la structure d’organisation du travail de l’étape précédente comme point de départ, à partir duquel ils peuvent identifier les tâches nécessaires à la création de chaque produit livrable. Ils doivent également estimer la durée de chaque tâche et identifier les dépendances entre chaque tâche et sous-tâche. Enfin, le calendrier du projet peut être documenté dans un diagramme de Gantt, qui aide les chefs de projet à visualiser les délais et les dépendances du projet. Nous avons une excellente liste des meilleurs outils et logiciels de diagramme de Gantt pour les développeurs.
Les meilleures pratiques pour créer un calendrier de projet sont les suivantes
- Utiliser la structure d’organisation du travail pour identifier les tâches nécessaires à la production de chaque produit livrable.
- Estimer la durée de chaque tâche et identifier les dépendances entre les tâches.
- Utiliser un diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier du projet et les dépendances entre les tâches.
- Mettre régulièrement à jour le calendrier du projet pour refléter les changements dans la portée du projet, les ressources disponibles et les délais.
Allocation des ressources
L’allocation des ressources est le processus d’identification du personnel, de l’équipement, des outils, des logiciels, de la formation, des systèmes et des autres ressources nécessaires à la réalisation du projet. L’allocation des ressources est une étape importante, car elle permet aux gestionnaires de projet de s’assurer que le projet est doté d’un personnel adéquat et que celui-ci dispose de toutes les ressources dont il a besoin. Elle permet également de s’assurer que le projet reste dans les limites du budget.
Afin d’allouer les ressources, les gestionnaires de projet peuvent examiner le calendrier du projet et identifier les ressources nécessaires pour chaque tâche. Ils tiennent compte des compétences des membres de l’équipe de projet, ainsi que des ressources externes nécessaires, telles que l’hébergement, les abonnements et les logiciels. L’affectation des ressources est ensuite documentée dans un plan de ressources, qui décrit les ressources nécessaires et leur disponibilité.
Les meilleures pratiques en matière d’affectation des ressources sont les suivantes
- Examiner le calendrier du projet afin d’identifier les ressources dont l’équipe aura besoin pour mener à bien les tâches et le projet dans son ensemble.
- Évaluer les compétences des membres de l’équipe de projet et les outils dont ils auront besoin.
- Documenter l’affectation des ressources dans un plan de ressources
- Mettre à jour le plan de ressources si nécessaire pour tenir compte des modifications apportées au projet.
Établir le budget du projet
L’élaboration du budget du projet implique l’estimation des coûts associés à chaque tâche nécessaire à la réalisation du projet. Les budgets de projet doivent inclure les coûts directs et indirects, y compris la main-d’œuvre, l’équipement, les logiciels, les outils, l’architecture, les abonnements et les frais généraux. L’élaboration d’un budget est essentielle, car elle aide les gestionnaires de projet à s’assurer que le projet est financièrement viable et qu’il offre une valeur ajoutée par rapport à l’investissement. Il permet également aux dirigeants d’avoir des attentes claires en matière de coûts.
Pour établir un budget de projet, les chefs de projet peuvent examiner le champ d’application du projet, le calendrier et le plan des ressources afin d’estimer les coûts associés à chaque tâche. Il faut également prendre en compte les coûts indirects, y compris les frais généraux ou les fonds de réserve. Les budgets de projet sont généralement documentés dans une base de référence des coûts, qui décrit tous les coûts du projet et les sources de financement.
Les meilleures pratiques pour la création d’un budget de projet sont les suivantes
- Examiner la portée du projet, le calendrier et le plan des ressources pour estimer les coûts des tâches.
- Estimer les coûts indirects, y compris les frais généraux ou les fonds d’urgence
- Documenter le budget et les sources de financement dans une base de référence des coûts
- Examiner et mettre à jour le budget du projet et le comparer à la valeur du projet pour s’assurer que l’investissement reste financièrement viable et pour aider à contrôler les coûts.
Identifier les risques et créer des stratégies d’atténuation des risques
Les risques liés à un projet sont des éléments susceptibles d’avoir un impact négatif sur les objectifs ou les résultats du projet. Il est important d’identifier et de gérer ces risques, car cela permet aux gestionnaires de projet de minimiser ou d’atténuer les risques potentiels.
Afin de définir les risques liés au projet, les gestionnaires de projet peuvent examiner la portée du projet, le calendrier, le plan des ressources et le budget pour trouver les risques potentiels ou les obstacles. Ils peuvent également prendre en compte les facteurs externes, tels que l’évolution des conditions du marché, les exigences réglementaires ou même les facteurs environnementaux, qui peuvent tous avoir un impact négatif sur les résultats du projet.
Les risques du projet sont documentés dans un registre des risques, qui est utilisé pour mettre en évidence la probabilité et l’impact de chaque risque et les actions requises pour atténuer ou gérer ces risques.
Les meilleures pratiques pour identifier et atténuer les risques d’un projet sont les suivantes :
- Examiner la portée du projet, le calendrier, le plan des ressources et le budget afin d’identifier les risques éventuels.
- Rechercher les facteurs externes et les inclure également
- Documenter les risques et les mesures prises pour les atténuer.
- Examiner et mettre à jour le registre des risques au fur et à mesure de l’évolution du projet afin de tenir compte de tout nouveau risque ou obstacle potentiel.
Créer le plan de communication du projet
Les plans de communication pour la gestion de projet sont conçus pour garantir que les informations sur le projet, l’état d’avancement des tâches, etc. sont transmises entre le chef de projet, les développeurs, les parties prenantes et la direction.
Les chefs de projet peuvent créer un plan de communication en identifiant les parties prenantes du projet, leurs besoins et préférences en matière de communication, ainsi que les outils de collaboration dont l’équipe aura besoin. Lors de l’élaboration de votre stratégie de communication, tenez également compte des objectifs, des résultats attendus et du calendrier du projet, afin de vous assurer qu’elle n’interfère pas avec le travail et qu’elle répond aux besoins de toutes les parties prenantes impliquées.
Les plans de communication définissent généralement les canaux de communication qui seront utilisés, la fréquence et le calendrier de ces communications, ainsi que les points de l’ordre du jour qui seront discutés.
Les meilleures pratiques pour créer un plan de communication et de collaboration en matière de gestion de projet sont les suivantes :
- Identifier les parties prenantes du projet et leurs besoins en matière de communication
- Prendre en compte les calendriers de travail et les délais de livraison.
- Suivre les canaux de communication (conférences téléphoniques, appels vidéo, messagerie), la fréquence des réunions et les points à l’ordre du jour.
- N’hésitez pas à modifier le plan de communication au fur et à mesure de l’avancement du projet, afin d’ajouter ou de réduire les réunions et les rapports en fonction des besoins.
Obtenir l’approbation du projet de la direction
La dernière étape consiste à obtenir l’approbation du plan de projet par les principales parties prenantes, les dirigeants et les éventuels commanditaires. L’approbation du projet est nécessaire pour que les gestionnaires de projet soient autorisés à travailler sur le projet et reçoivent les ressources nécessaires pour commencer et, finalement, terminer le projet.
Les gestionnaires de projet devront présenter le plan du projet aux parties prenantes, à la direction et aux commanditaires. Vous devrez mettre en évidence les objectifs du projet, les produits à livrer, les délais, les ressources nécessaires et les risques éventuels associés au projet. Prévoyez du temps pour répondre aux préoccupations ou aux questions soulevées par les parties prenantes et les personnes chargées d’approuver le projet.
Une fois le plan de projet approuvé, les gestionnaires de projet peuvent communiquer l’approbation à toutes les parties prenantes du projet et commencer à exécuter le plan de projet.
Dernières réflexions sur la définition d’un projet
Dans cet article sur la gestion de projet, nous avons examiné les étapes de la définition d’un projet dans un environnement de développement logiciel, du point de vue d’un gestionnaire de projet. Ces étapes comprennent l’identification des objectifs, de la portée, des produits livrables, des délais, des ressources nécessaires, des risques et des stratégies d’atténuation des risques. Les chefs de projet doivent également créer un plan d’exécution du projet. Les dix étapes décrites dans ce tutoriel servent de cadre aux chefs de projet qui souhaitent apprendre à définir un projet.
Pour définir efficacement un projet, il faut collaborer et s’engager avec les parties prenantes et les développeurs, et bien comprendre les objectifs du projet, les tâches à accomplir, les risques associés et les contraintes. En suivant les bonnes pratiques décrites pour chaque étape, les chefs de projet peuvent mieux s’assurer que les projets sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, et que le projet apporte la valeur attendue à son achèvement.
